کسبوکارها چگونه میتوانند با هزینه کم و بهصرفه در نمایشگاههای تجاری حضور داشته باشند؟
همانطور که میدانید، طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی فرآیندی زمانبر و هزینهبر است. اما هزینهای که اگر به موفقیت منجر شود، میتواند بازگشت سرمایه (ROI) بالایی را به دنبال داشته باشد. با این حال، چالش عمدهای که برای برخی از کسبوکارها، بهویژه کسبوکارهای جدید و کوچک، وجود دارد این است که چگونه میتوانند با هزینه کمتر در نمایشگاهها حضور داشته و غرفه داشته باشند.
ما قصد داریم در این مقاله بهطور کلی به موضوع غرفهسازی اقتصادی بپردازیم. با ما همراه باشید تا با در نظر گرفتن این نکات، شما هم بتوانید در نمایشگاههای تجاری شرکت کنید و از مزایای آن بهرهمند شوید.
9 ترفند کلیدی برای ساخت غرفه نمایشگاهی با هزینه کم
این نکات نه تنها به کاهش هزینههای غرفهسازی کمک میکنند، بلکه به کاهش هزینههای کلی شرکت در نمایشگاههای تجاری نیز موثرند.
از قبل برنامهریزی کنید
برنامهریزی زمانبندی بسیار مهم است و اغلب استراتژیها برای طراحی و ایجاد غرفههای نمایشگاهی کمهزینه به برنامهریزی قبلی برمیگردد. حمل و نقلهای فوری معمولاً هزینه بیشتری دارند؛ بنابراین، برای حمل و نقل لوازم به سالن نمایشگاه، از قبل برنامهریزی کنید تا این کار زودتر و با هزینه کمتر انجام شود. رزرو پروازها و هتلها نیز پیشاپیش به شما این امکان را میدهد که گزینههای بیشتری برای انتخاب داشته و گزینههای مقرون به صرفهتری را انتخاب کنید. ایدهپردازی، درک نیازها و استراتژیسازی کار زمانبری است؛ بنابراین بهتر است این مراحل را از قبل مشخص کنید. برنامهریزی پیشرفته به شما کمک میکند تا از بودجه خود در طراحی و ساخت غرفه نهایت استفاده را ببرید. تا آخرین لحظه منتظر گذاشتن کارها موجب میشود خدماتی مانند چاپ، تایید، و سفارشها به سرعت انجام شوند و هزینه بیشتری به شما تحمیل کنند و در صورت بروز اشتباه، زمان کافی برای تصحیح و اصلاح نخواهید داشت.
هزینههای شرکت در نمایشگاه را به تفکیک مشخص کنید
یکی از بهترین روشها برای مدیریت هزینهها تعیین سقف بودجه یا حداکثر مبلغی است که میتوانید برای شرکت در نمایشگاه و ساخت غرفه هزینه کنید. پس از مشخص کردن سقف بودجه، بخشهای مختلف شرکت در نمایشگاه را به دستههای کوچکتر تقسیم کنید و برای هر کدام مقدار هزینهای را که میتوانید صرف کنید، مشخص نمایید. به یاد داشته باشید که قوانین و مبانی عمومی نمایشگاه را رعایت کنید. سوال این است که برای هزینه طراحی و ساخت غرفه نمایشگاهی چه مقداری باید در نظر داشته باشید؟ با توجه به اینکه هزینههای شرکت در نمایشگاه ممکن است از نمایشگاهی به نمایشگاه دیگر متفاوت باشد، ما یک تفکیک کلی از آنچه که اکثر غرفهداران باید انتظار داشته باشند، ارائه دادهایم:
– فضای غرفه: 10 درصد از بودجه
– پرسنل و سفر: 25 درصد از بودجه
– طراحی و ساخت غرفه: 40 درصد از بودجه
– نمایش خدمات و حق بیمه: 25 درصد از بودجه
نیازهای غرفه خود را مشخص کنید
بهویژه اگر به دنبال غرفهسازی ارزان هستید، ضروری است که نیازها و اهداف غرفه خود را بهطور واضح مشخص کنید. تعیین نیازها و اهداف به کسبوکارها کمک میکند تا بهترین روش تخصیص بودجه خود را از نظر اندازه غرفه، سبک و تبلیغات مورد نیاز شناسایی کنند. پس از مشخص کردن هزینهها و بودجه غرفه، به دقت بررسی کنید که چه جنبههایی از نمایشگاه برای کسبوکار شما حیاتی است.
برای مثال، اگر هدف شما از شرکت در نمایشگاه معرفی محصول جدید است، باید این هدف را در تخصیص بودجه در اولویت قرار دهید. شاید نیاز داشته باشید که بیشتر بر روی قفسهها و نمایشگاههای محصولات سرمایهگذاری کنید و کمتر به فضاهای نشیمن توجه کنید. برعکس، اگر هدف شما ایجاد ارتباطات تجاری شخصی است، یک فضای کوچکتر با چیدمان مناسب میز و صندلی میتواند به شما در دستیابی به این هدف کمک کند.
برای بهبود نتیجه مدیریت غرفه نمایشگاهی، بهتر است جدولی از اهداف و چیدمان غرفه خود برای غرفهسازی ارزان و مقرونبهصرفه تهیه کنید. بررسی کنید که آیا واقعا به فضایی برای کنفرانس و جلسه نیاز دارید یا خیر؛ زیرا در بسیاری از موارد چنین فضایی ممکن است به ندرت مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین، قبل از تصمیمگیری و اقدام، تمامی این نکات را بهدقت بررسی کنید و نیازسنجی دقیقی انجام دهید.
از شبکههای اجتماعی خود بهره ببرید
طراحی و غرفهسازی مقرونبهصرفه در نمایشگاه به معنای استفاده حداکثری از ابزارهایی است که از قبل در اختیار دارید. به همین دلیل، رسانههای اجتماعی نقش مهمی در این فرآیند ایفا میکنند. قبل از شروع نمایشگاه، مطمئن شوید که تمامی کانالهای رسانههای اجتماعی و وبسایت شما حاوی آخرین اطلاعات از کسبوکار، آدرس، ساعات کاری و شماره تلفن هستند. این کار به شما کمک میکند که حضور خود در نمایشگاه را به دنبالکنندگانتان اطلاعرسانی کنید و بدین ترتیب توجه و تعامل بیشتری را جلب کنید.
علاوه بر این، در طول برگزاری رویداد، میتوانید آدرس کانالهای اجتماعی خود را در اختیار بازدیدکنندگان قرار دهید. این کار به افزایش بازگشت سرمایه و جذب دنبالکنندگان بیشتر کمک میکند. اگر شما بتوانید با غرفهسازی ارزان و مؤثر حضوری قدرتمند در نمایشگاه داشته باشید، احتمالاً تمایل بیشتری برای شرکت در دیگر رویدادهای تجاری مشابه خواهید داشت و ممکن است آمادگی مالی بیشتری برای این رویدادها پیدا کنید.
نمایشگر غرفه خود را اجاره کنید
برای غرفهسازی ارزان و بهینهسازی بودجه محدود، اجاره اقلام گرانقیمت مانند نمایشگرها میتواند گزینه مناسبی باشد. به ویژه اگر در طول سال بیشتر از 10 نمایشگاه تجاری شرکت نمیکنید، اجاره نمایشگر از خرید آن بسیار مقرونبهصرفهتر است. همچنین، اندازه غرفه نمایشگاهی شما ممکن است در هر سال تغییر کند، بنابراین میتوانید بر اساس هدف و بودجه خود، سایز نمایشگری که اجاره میکنید را تنظیم کنید.
در حالی که خرید نمایشگر ممکن است به نظر گزینهای جذاب بیفتد، خرید نمایشگر به شما تضمین نمیکند که این نمایشگر برای تمام ابعاد غرفههای مختلف مناسب باشد. به این ترتیب، با اجاره نمایشگر، میتوانید غرفهسازی ارزانتری داشته باشید و از انعطافپذیری بیشتری بهرهمند شوید. این روش به شما این امکان را میدهد که هر بار بر اساس نیازهای خاص نمایشگاه و بودجه خود، نمایشگر مناسب را انتخاب کنید و در نتیجه هزینههای اضافی را کاهش دهید.
هدایای رایگان ارائه دهید
هدایای رایگان میتوانند راهی مؤثر برای افزایش بازدید و تعامل با غرفه شما باشند، اما باید دقت کنید که این کار را بهصورت اقتصادی و مقرونبهصرفه انجام دهید. در غیر این صورت، ممکن است هزینههای هدایای رایگان مانند خودکار یا سایر اقلام به سرعت افزایش یابد.
توجه داشته باشید که صرفاً بهدلیل استفاده از روشهای غرفهسازی ارزان، به معنای دریافت توجه کمتر نیست. در واقع، با طراحی غرفهای ارزان و جذاب، میتوانید از تکنیکهایی مانند ارائه هدایای رایگان برای جلب توجه و تعامل بیشتر بهرهبرداری کنید. این کار میتواند علاوه بر معرفی و فروش محصولات، به افزایش بازگشت سرمایه نیز کمک کند.
در حالی که ارائه هدایای رایگان یک الزام نیست و کاملاً اختیاری است، اما میتواند تأثیر زیادی در جذب مخاطبان داشته باشد. بنابراین، با برنامهریزی دقیق و انتخاب هدایای مناسب، میتوانید بهطور مؤثری از این تکنیک بهرهبرداری کنید و در عین حال هزینههای خود را کنترل کنید.
از مقیاس غرفه خود اطلاع دقیق داشته باشید
برای یک کسبوکار که قصد دارد در نمایشگاه تجاری شرکت کند، دانستن دقیق اندازه و مقیاس غرفه بسیار مهم است تا بتوانید بودجه خود را بهطور مؤثر برنامهریزی کنید. غرفهها، چیدمانها و فضاهای مختلفی وجود دارد که میتوانید از میان آنها انتخاب کنید. به همین دلیل، در قالب یک چکلیست اقدامات پیش از نمایشگاه، مهم است که بدانید کدام گزینه برای شما مقرونبهصرفهتر است. این موضوع در غرفهسازی ارزان و مقرونبهصرفه اهمیت زیادی دارد.
بنابراین، حتماً از قبل اطلاعات دقیقی در مورد ابعاد و مقیاس غرفه خود جمعآوری کنید. اگر نیاز به راهنمایی دارید، میتوانید با کارشناسان با تجربه در صنعت غرفهسازی مشورت کنید تا بهترین انتخاب را بر اساس نیازها و اهداف خود داشته باشید. این کار به شما کمک میکند تا با دقت بیشتری بودجه خود را تخصیص دهید و از هزینههای اضافی جلوگیری کنید.
در نمایشگاههای نزدیک خود شرکت کنید
یکی از روشهای کاهش هزینههای غرفهسازی و بهطور کلی هزینههای شرکت در نمایشگاههای تجاری، حضور در نمایشگاههای نزدیک به محل کسبوکار شما است. با انتخاب نمایشگاههای نزدیک، نگران هزینههای بالا برای سفر و اقامت تیم خود نخواهید بود. برای یافتن چنین نمایشگاههایی، به دنبال رویدادهایی باشید که در نزدیکی شما یا در مناطق اطراف برگزار میشوند.
این نکته بهویژه برای کسبوکارهای نوپا اهمیت زیادی دارد. کسبوکارهای کوچک و تازهتأسیس که میخواهند با حضور در نمایشگاهها برند خود را معرفی کنند، اغلب قادر به شرکت در رویدادهای تجاری که هزاران کیلومتر دورتر برگزار میشوند، نیستند. شرکت در نمایشگاههای محلی و کوچکتر میتواند راهی عالی برای یافتن مشتریانی باشد که از نظر جغرافیایی نزدیکتر به کسبوکار شما هستند و ممکن است تعامل و ارتباطات بیشتری نسبت به مشتریان دورتر داشته باشند.
این روش همچنین میتواند به شما کمک کند تا با هزینه کمتر بازدید و فروش بالاتری را تجربه کنید، و در نتیجه بازگشت سرمایه بهتری داشته باشید.
مشتری جذب کنید و ارتباطات جدید برقرار کنید
این توصیه ممکن است به نظر واضح و روشن بیاید، زیرا یکی از اهداف اصلی شرکت در نمایشگاهها، جذب مشتریان جدید و ایجاد ارتباطات است. پس از صرف زمان زیادی برای پیدا کردن نمایشگاه مناسب و مرتبط، تحقیق در مورد شرکتهای غرفهسازی ارزان، و تخصیص بودجه برای شرکت در نمایشگاه، حالا باید توجه کنید که کارکنان شما هدف اصلی را فراموش نکنند.
با دیدن فضای پرجنبوجوش نمایشگاه، ممکن است کارکنان شما از یاد ببرند که چرا در اینجا حضور دارند. برای جلوگیری از این موضوع، مهم است که بر اهداف نمایشگاه برای کارکنان تأکید داشته باشید، هم در روز نمایشگاه و هم در طول فرآیند برگزاری. نمایشگاههای تجاری فرصتی برای کسبوکارها به منظور یافتن مشتریان جدید، ایجاد روابط و انجام تجارت هستند، بنابراین باید اطمینان حاصل کنید که هزینههایی که صرف کردهاید، به نتایج ملموسی منجر شود.
علاوه بر جذب مشتریان بالقوه، کسبوکار شما باید بر ایجاد روابط جدید در صنعت نیز تمرکز کند. نمایشگاهها محلی هستند که شرکای تجاری بالقوه زیادی در آن حضور دارند. به همین دلیل، باید به دنبال برقراری ارتباط و تعامل با این شرکای بالقوه باشید تا از این فرصتها بهرهبرداری کنید و به رشد کسبوکار خود کمک کنید.
برای ارتباط بیشتر با کارشناسان ما و دریافت مشاوره رایگان میتوانید با شماره تماس های موجود در سایت تماس حاصل فرمایید.
ثبت ديدگاه