قبل از هر چیز برای غرفه‌سازی نمایشگاهی یک‌سری استانداردها و ضوابطی معین شده است که طراحی غرفه‌سازی برای دریافت مجوز باید هر چه بیشتر به این استانداردها نزدیک‌ باشد. مثلا یکی از استانداردها این است که باید برای طراحی شناسنامه ایجاد کرد و علاوه بر تعیین خصوصیات آن طرح، تاریخ طراحی نیز در زیر آن درج شود. اندازه نهایی غرفه شما بر طبق این شناسنامه‌ای که تعیین کرده‌اید، مشخص خواهد شد.
آیا باید یک غرفه بزرگ و جادار را انتخاب کنید که فضای زیادی برای استراحت، مذاکره، تشریفات و غیره فراهم کند؟ یا یک غرفه کوچک و ارزان که به شما امکان دهد حداکثر بازگشت سرمایه را با کمترین هزینه ممکن داشته باشید؟ تعیین جایگاه غرفه و اندازه و فرم غرفه تا حد زیادی به اهداف شما از شرکت در نمایشگاه بازمی‌گردد. مورد مهم دیگر ایجاد تعادلی دقیق در عواملی است که همگی می‌توانند در کسب و کار کلی شما و نحوه ارائه محصول ما در نمایشگاه نقش داشته باشند.

متداول‌ترین اندازه‌های غرفه نمایشگاهی چیست؟

غرفه‌‌سازی نمایشگاهی در ابعاد مختلف و متنوعی عرضه می‌شوند. اما بیشتر اوقات غرفه‌های نمایشگاهی در ابعاد یک غرفه 10×10 ساخته می‌شوند که اغلب به عنوان غرفه خطی شناخته می‌شود. غرفه‌های 10×10 را غرفه‌های درون خطی می‌نامند زیرا به گونه‌ای طراحی شده‌اند که در کنار غرفه‌های دیگر در نمایشگاه با یک ورودی برای تعامل با افراد قرار بگیرند. غرفه‌های درون خطی در اندازه‌های وسیع‌تر نیز موجود هستند – برخی از رایج‌ترین ابعاد شامل غرفه‌های 10×20 و غرفه‌های بزرگ‌تر 10×30 است.
همان‌طور که می‌بینید، تمام غرفه‌های درون خطی در مضرب 10 اندازه‌گیری می‌شوند. این به این دلیل است که چیدمان‌های موجود در طبقات نمایشگاه‌های تجاری معمولاً در مضرب‌های چیدمان استاندارد غرفه 10×10 پیکربندی می‌شوند. در مورد غرفه‌های شبه جزیره و غرفه‌های جزیره ابعاد متداول متفاوت هستند. غرفه جزیره‌ای به گونه ای طراحی شده است که از هر چهار طرف قابل دسترسی باشد. آن‌ها معمولاً بزرگ هستند و حداقل ابعاد معمولی آن‌ها 20×20 است.
غرفه‌های شبه جزیره که به طوری طراحی شده‌اند که از غرفه‌های دیگر جدا باشند، از سه طرف باز هستند و دید و دسترسی بهتری نسبت به یک غرفه داخلی دارند. آن‌ها هم معمولاً بسیار بزرگ هستند و انتظار می‌رود حداقل ابعاد 20×20 برای این طرح از غرفه‌سازی در نظر گرفته شود.

غرفه نمایشگاه شما چقدر باید باشد؟

1. یک قانون کلی وجود دارد و آن این‌که عامل شماره یکی که تعیین می‌کند غرفه شما چقدر باید باشد، اندازه تیم شما است. اعضای تیم بیشتر به فضای بیشتری نیاز دارند، زیرا یک غرفه کوچک همراه با یک تیم بزرگ می‌تواند احساس تنگی و محدودیت ایجاد کند و بازدیدکنندگان و مشتریان بالقوه را دفع کند و نیز آزادی عمل را محدود کند. اکثر کارشناسان نمایشگاه های تجاری توصیه می کنند برای هر یک از اعضای تیمی که قصد دارید در غرفه خود در طول رویداد داشته باشید، تقریباً 120 سانتی‌متر فضا در نظر بگیرید. این بدان معناست که یک غرفه کوچک درون خطی 10×10، که 3 متر مربع فضا دارد، برای یک تیم دو نفره طراحی شده است. از طرف دیگر، یک غرفه داخلی بزرگ‌تر 20×10، فضای کافی را برای یک تیم پنج نفره فراهم می‌کند. این در حالی است که شما باید یک یا دو نفر دیگر را هم بدون احساس محدودیت در غرفه خود بتوانید جا دهید. به طور کلی بهتر است این قانون را در هنگام تصمیم‌گیری در مورد چیدمان، اندازه و پیکربندی غرفه خود در نظر داشته باشید.
به یاد داشته باشید، مردم تمایل دارند به طور غریزی از موقعیت‌های شلوغ دوری کنند. اگر غرفه شما مملو از پرسنل و فضای کم به نظر می‌رسد، این خطر واقعی وجود دارد که بازدیدکنندگان را از ورود به غرفه باز دارد، به اهداف شما آسیب برساند و بازگشت سرمایه شما را کاهش دهد.
2. اندازه و حجم ارائه محصول در انتخاب اندازه غرفه مناسب تأثیرگذار است. بلأخره آنجا ویترین کسب و کار شما است. همچنین این امکان را می‌دهد که افراد از نزدیک با محصول شما آشنا شوند. این‌که چه مقدار از محصولات در نمایشگاه تبلیغ و شناسانده می‌شود در تعیین اندازه غرفه تأثیر زیادی دارد. لازم به ذکر است پر کردن غرفه نمایشگاهی یک امر کاملا تخصصی است. امروزه فضای غرفه را دیگر مثل گذشته بیخود شلوغ نمی‌کنند، بلکه به ضروریات و کالاهای مهم اکتفا می‌کنند.
3. تصمیم شما برای انتخاب روش نمایش محصولات‌تان چیست؟ در برخی نمایشگاه‌ها مثل نمایشگاه ارائه ماشین‌آلات نیاز است که افراد اطلاعات تخصصی دریافت کنند و نحوه کار محصول توضیح داده شود.
اگر در چنین شرایطی فضایی جداگانه برای ارائه این خدمات نداشته باشید، گفتگویی صورت نخواهد گرفت و کل هدف شما از شرکت در نمایشگاه را تحت الشعاع قرار خواهد داد. بنابراین اگر نیاز به فضایی برای ارائه مذاکره و مشاوره محصول دارید، ابعاد بزرگ‌تری را برای غرفه‌سازی خود باید در نظر بگیرید.
4. آیا می‌خواهید در غرفه جلسات آموزشی برگزار کنید و یا محصولات خود را از طریق نمایشگرهای سمعی و بصری معرفی و ارائه کنید؟ در این شرایط شما به اندازه بزرگ‌تری برای غرفه‌سازی احتیاج دارید. یا دست‌کم باید جایگاهی را در نمایشگاه انتخاب کنید که این روش ارائه در معرض دید همگان قرار گیرد.
5. در بعضی موارد و عرضه برخی محصولات در نمایشگاه لازم است که برای آسان کردن شرایط در ارائه خدمات و کار بی‌وقفه، در غرفه یک انباری برای قرار دادن وسایل اضافی تعبیه کرد. این بخش در غرفه غیر قابل رویت است اما به هر حال فضایی از غرفه را به خود اختصاص خواهد داد.
6. اگر شما در غرفه خود فضایی را تعیین کنید که با استفاده از وسایل راحتی مثل مبلمان و وسایل پذیرایی، محلی برای آرامش و پذیرایی از مشتریان خود فراهم کند، یک کار خارق العاده خواهد بود. بازدیدکنندگانی که زمان زیادی را در نمایشگاه گذرانده‌اند و وقتی به غرفه شما می‌رسند در آن فضا آسایش را تجربه می‌کنند. این‌ها مواردی جزئی اما مهم است که در بازاریابی مورد توجه است، چون می‌تواند شرایطی را فراهم کند که در فضای تعاملی که صورت می‌گیرد، مشتری گذری شما را تبدیل به مشتری دائمی می‌کند. بنابراین اگر تصمیم دارید چنین ایده‌ای را به اجرا درآورید باید در طراحی به غرفه‌هایی با ابعاد بزرگ‌تر فکر کنید.